Proč je dobré mít správný pasport?

V případě, že …

1) nemáte žádný pasport:

a) nemáte přehled o nemovitostech ve svém majetku a především o jejich stavu a míře opotřebení => neznáte nezbytné investice v budoucím období nebo v budoucích letech

b) hrozí riziko havárie či závady = v lepším případě vás čekají nepředvídané mimořádné investice, v horším případě zastavení provozu budovy či její části

c) v případě vlastnictví více budov nebo ploch nemůžete srovnávat použité technologie a při plánu budoucí investice vybírat lepší a efektivnější řešení

d) nemáte žádný podklad pro zadávání veřejných zakázek na výběr služeb správy a provozu budovy nebo vnější plochy (služeb facility managementu) nebo předáváte nepřesné údaje, které mohou znamenat zbytečně vynaložené vyšší konečné náklady

2) máte pasport v papírové podobě na předtištěných formulářích:

a) máte k dispozici pouze základní informace

b) složitě vybíráte a třídíte data pro tvorbu informací o požadovaných nemovitostech, nepoužíváte efektivní nástroj, tato činnost zůstává na lidech, kteří ručně třídí a vybírají dokumenty a zvyšuje se tak riziko chyby lidského faktoru

c) z 1. a 2. vyplývá, že máte alespoň nějaký základ pro tvorbu elektronického pasportu

3) máte elektronický pasport:

Je velmi důležité, v jakém formátu je elektronický pasport uveden!

a) v textové podobě (prostý popis, například MS Word) nebo tabulkové podobě v charakteru vyplněného formuláře:

- data poskytují základní informační přehled

- v datech nelze třídit, filtrovat, srovnávat, mají pouze informační charakter, pro další efektivní využití je nezbytný převod do žádoucích formátů

- data nelze exportovat do softwarových databázových nástrojů a aplikací pro správu a provoz budov a majetku

b) v tabulkovém editoru v žádoucím formátu (stejný charakter informací ve všech řádcích či sloupcích)

- v datech lze třídit, filtrovat a vybírat požadovaný typ informace

- máte základní přehled o svém majetku

- nemůžete efektivně přiřazovat další data a doplňující informace

- máte omezené množství zapisovaných dat

- nemůžete agregovat data do nově tvořených reportů a výstupů

- máte základní zdroje dat pro import do softwarových nástrojů a databází

c) v databázové podobě

- v datech lze třídit, filtrovat

- rychleji získáváte požadované informace

- máte data pro import do všech moderních softwarových nástrojů pro správu budov

- nemůžete data integrovat s dalšími informačními systémy nebo jinými databázemi

- nemůžete data agregovat z více databází

4) máte pasport v softwarovém nástroji:

a) data máte v podobě, kde je lze snadno vybírat, filtrovat, třídit

b) můžete data vázat na grafickou prezentaci a zobrazovat tak data v grafické podobě

c) data v SW nástroji můžete integrovat s dalšími SW aplikacemi např. vyměňovat si informace s účetním a finančním systémem apod.

d) data lze z více systémů snadno agregovat do výstupních sestav a provádět nezbytná požadovaná srovnání a analýzy

e) data jsou k dispozici libovolnému počtu uživatelů a mohou být poskytnuty rychle a efektivně

f) k datovým záznamům můžete vázat další elektronickou dokumentaci (fotografie, revizní zprávy, protokoly, návody atd.)

Proč je tedy dobré mít správný pasport?

V 21. století je doba, kde informacím vládne výpočetní technika, bez které je správa a provoz majetku a budov vysoce neefektivní. Doba tak klade nároky na moderní informační systém, který je však jen pouhým nástrojem moderního řízení a pro jeho plné efektivní využití je nezbytně nutná datová základna v požadované míře detailu - existence pasportu v elektronické podobě ve správném formátu je proto základem využití softwarových nástrojů